Chọn nơi đặt máy phù hợp: Đặt máy ở khu vực thông thoáng, tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp, không để sát vách tường, không đặt máy ở nơi ẩm ướt, tránh các môi trường có nhiều côn trùng xuất hiện…

-      Được hướng dẫn sử dụng: Trước khi sử dụng bất kỳ một sản phẩm nào, bạn cần tìm hiểu các tính năng của máy, xem cách sử dụng, vận hành máy ra sao để đúng cách và tăng độ bền. Hướng dẫn tất cả nhân viên trong văn phòng bạn về cách sử dụng máy.

-     Sử dụng đúng tính năng: Tuân theo quy định của nhà sản xuất. Mỗi máy photocopy/máy in sẽ có chức năng khác nhau để phục vụ giải quyết nhu cầu cụ thể của từng công việc, vì vậy phải sử dụng đúng mới phát huy tác dụng cũng như tránh các vấn đề trục trặc không đáng có.

-      Vệ sinh máy: Thường xuyên vệ sinh các bộ phận của máy, khay nạp giấy và khay thoát giấy, đặc biệt ở tấm kính quét tài liệu, ở đây sẽ tích tụ nhiều bụi bẩn, mảnh vụ bạn cần lau chùi thường xuyên nó để tránh việc xuất hiện các vết ố, lấm tấm trên bản sao của bạn. Bạn có thể sử dụng 1 miếng vải mềm hoặc miếng bông ẩm để lau chúng.

-      Bảo trì định kỳ mỗi tháng: Việc này báo gồm kiểm tra và vệ sinh các bộ phận bên trong máy,giúp phát hiện và xử lý kịp thời các lỗi tiềm ẩn, để máy hoạt động một cách liên tục.

-      Sử dụng đúng loại giấy và kích cỡ giấy: Tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng, mỗi máy photocopy sẽ đáp ứng vài loại giấy và kích cỡ khác nhau như: A3, A4, A5,…, trọng lượng từ 60-300gsm, tránh việc sử dụng các loại giấy máy máy không đáp ứng, hoặc quá dày so với quy định dễ bị hao mon bánh xe, và tiêu tốn nhiều vật tư tiêu hao khác.

-      Nơi bảo quản giấy: Chỉ việc quan tâm đến máy photocopy thôi thì vẫn chưa đủ, bạn cần phải đảm bảo giấy sử dụng được đặt ở nơi khô thoáng, tránh môi trường ẩm ướt, dẫn đến tình trạng kẹt giấy.

-      Sử dụng mực in chính hãng: Chi phí mực in chính hãng không hề rẻ, nhưng bù lại chi phí dài hạn được tiết kiệm đáng kể, bên cạnh đó giúp bản in được đẹp, sắc nét, tăng độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp, bảo vệ được tuổi thọ, giảm thiểu các sự cố xảy ra. Nếu bạn không sử dụng đúng loại mực chất lượng thì chiếc máy của bạn sẽ dễ hư hỏng, không những mất chế độ bảo hành mà còn sửa chữa tốn kém rất nhiều.